Un ou Une Chargée de coordination des événements et manifestations

Les atouts d’une métropole sans ses inconvénients ! C’est ainsi que l’on peut positionner Grand Poitiers dans le paysage de la Nouvelle-Aquitaine. 
Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d’enseignement supérieur d’excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d’acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope… impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux. 
 
Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s’engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place. 

Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s’entoure de femmes et d’hommes qui ont à cœur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité, et recrute :

Un ou Une Chargée de coordination des événements et manifestations

Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?

•    Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d’envergure et à forts enjeux ;
•    Des valeurs employeurs partagées : solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;
•    Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d’information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;
•    Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée (poste ouvert au télétravail) ;
•    Des opportunités de carrière : campagnes de promotion interne et d’avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d’avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.

En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d’une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C’est un métier qui fait sens !

Présentation de la structure

La Mission Événements et manifestations organise chaque année une cinquantaine d’événements et en coordonne plusieurs centaines (400 en 2023). La ré appropriation de l’espace public par les habitants et l’organisation d’animations tiennent une place importante au cœur de la politique municipale. La Mission Événements et manifestations joue un rôle majeur dans cette organisation et doit être force de propositions pour des évènementiels pluri politiques publiques (spectacle vivant, ludique, récréatif, festif…) sur l’espace public. 
L’équipe de la Mission, répartie en deux centres d’activités, est composée de 26 agents et agentes.

-    Un Pôle Événementiel : en charge de la conception et la réalisation d’événements sur l’espace public afin d’animer toute la ville avec ses quartiers, tout au long de l’année : concerts (artistes de renommée nationale et locaux), festivités du 14 juillet et feu d’artifice, animations de fin d’année, animations sur les marchés, Journée des associations… soit plus d’une cinquantaine de rendez-vous chaque année sur l’espace public et dans les espaces verts. Le Pôle a en charge la coordination des événements et manifestations organisées par les autres directions de la collectivité ou des acteurs extérieurs et notamment associatifs.

-    Un Pôle Logistique interne : chargé de la mise en œuvre logistique (tivolis, tables, chaises, scène…) et technique des manifestations organisées par la collectivité et les associations. Ce Pôle possède les compétences pour gérer des régies son et lumière pour des spectacles organisés en régie.

Sous la responsabilité de la cheffe de la Mission Événements et manifestations, vous serez en charge d’accompagner les porteurs de projet dans la mise en œuvre de leur manifestation et de coordonner les événements.  Vous collaborerez activement avec le chef de projet Événementiel, et les chargé.es de mission des manifestations en mode projet avec l’ensemble de l’équipe et des autres directions de la Direction générale Développement-rayonnement.

Vous coordonnez ou venez en appui dans l’organisation de manifestations pluri politiques publiques se déroulant sur le territoire de la Ville de Poitiers et parfois de Grand Poitiers, initiées par la collectivité, ou par tout autre porteur de projet.
 

Vos activités 

Trois principales missions : 

1.    Coordination des manifestations récurrentes externes et internes :

Ex : Fêtes de quartier, fêtes d’école, animations estivales et de fin d’année…

-    Enregistrement de la demande (logiciel métier),
-    Gestion du calendrier des manifestations,
-    Accompagnement des porteurs de projet at aux directions de la collectivité en leur apportant son expertise,
-    Organisation matérielle et logistique avec les directions contributrices, 
-    Rédaction des courriers réponse aux demandeurs…

2.    Gestion administrative des manifestations et événements :

Ces missions sont réalisées dans le respect d’un retro planning et de procédures.

-    Rédaction et diffusion des fiches de coordination,
-    Organisation et animation des réunions de coordination et rédaction des comptes rendus,
-    Suivi des contrats de cession, des marchés publics (prestataires scéniques et logistiques, sécurité…), 
-    Préparation des réunions de sécurité, 
-    Bilan des manifestations pour le suivi d’activités etc.

3.    Conception des événements :

Participation à la création et à l’organisation d’événements initiés et portés par la Mission Événements : Fête des associations, Poitiers l’été, temps conviviaux pour les agent.es, animations de fin d’année… :

-    Groupe projet avec les collègues,
-    Coordination des prestataires,
-    Relations et accueil des artistes,
-    Rédaction du bilan…

Votre profil 

Vous avez un réel intérêt pour le domaine de l’événementiel et la capacité à travailler en mode projet et transversal pour fédérer les interlocuteurs.

Savoir-faire :

-    Connaissance des techniques événementielles ;
-    Compétences rédactionnelles et bureautiques ;
-    Compétences informatiques et conception ;
-    Goût du travail en équipe et en mode projet ;
-    Animation de réunions et restitution ;
-    Sens du souci du résultat, de la qualité du service rendu et du service public ;
-    Gestion des priorités ;
-    Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
-    Connaissance des procédures de marché public (souhaitée).

Savoir-être :

-    Bon relationnel et sens de l’écoute ;
-    Sens de l’organisation ;
-    Capacité à travailler dans l’urgence ;
-    Disponibilité et réactivité ;
-    Curiosité et ouverture d’esprit ;
-    Esprit de synthèse et rigueur ;
-    Devoir de réserve et sens du service public.

Conditions d’exercice des missions

Horaires réguliers, hors pics d’activité. Participation aux événements organisés et accompagnés par la Mission Événements, en soirée, Week-ends et jours fériés, estimés à une vingtaine par an ; et ponctuellement aux autres événements portés par la Direction Développement-rayonnement.

Conditions de recrutement

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire. 

Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter Monsieur Guillaume DUDOIGT, référent maintien dans l’emploi et handicap : guillaume.dudoigt@grandpoitiers.fr ou le pôle Accompagnement des Parcours Professionnels : frederic.surault@grandpoitiers.fr ou par téléphone au 05 49 52 36 68.

Rémunération

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d’Activités Sociales et Culturelles).

Vous souhaitez plus de renseignements ?

Merci de contacter Merci de contacter Mme Valérie BOURREE, cheffe de la Mission Evénements et manifestations au 05 49 30 81 60 : valerie.bourree@grandpoitiers.fr ou M. Damien GASTON - Chargé de recrutement au 07 89 54 42 99.

Notre offre vous intéresse ?

Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes, (si statutaire dernier arrêté administratif) sont à adresser à :
Mme la Présidente de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS
ou par mail à recrutement@grandpoitiers.fr   
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié

Date limite de dépôt de votre candidature : 19/05/2024